Auszug aus "Goldratt und die Theory of Constraints" von Uwe Techt.
Lösung: Drum-Buffer-Rope für die Projekte
In einer überlasteten Projektumgebung können nicht alle Aufgaben, alle Projekte gleichzeitig bearbeitet werden. Sie müssen in einer sinnvollen Art und Weise gestaffelt werden. Und dabei spielt der Engpass eine entscheidende Rolle.
Eine der Ressourcen – das können Mitarbeiter oder auch Anlagen sein – ist durch die verschiedenen Projekte am stärksten belastet. Diese Ressource muss bestmöglich genutzt werden, alles andere muss sich dem anpassen und unterordnen.
Wie sieht das praktisch im Multiprojektmanagement aus? Dazu hier ein Beispiel: In der Abbildung sind drei Projekte skizziert, die alle gleichzeitig fertig sein sollen und auf dieselben Ressourcen (z.B. Mitarbeiter) zugreifen. Die Buchstaben stehen für die verschiedenen Ressourcen.
Beginnen alle drei Projekte gleichzeitig, entsteht schädliches Multitasking.
Um nun eine praktikable Lösung zu entwickeln, folgen wir den Schritten der ständigen Verbesserung:
Identifiziere den Engpass
In unserem Beispiel ist die Ressource D durch die Projekte am stärksten in Anspruch genommen. Sie muss in jedem Projekt drei Aufgaben erfüllen, die jeweils voraussichtlich 20 Tage dauern. Die anderen Ressourcen sind weniger stark gefordert.
Entschiede, wie der Engpass bestmöglich ausgenutzt werden soll
Die Ressource D ist am besten für das Unternehmen genutzt, wenn sie kein schädliches Multitasking betreibt. Wir müssen den Arbeitsplan, die DRUM, also so gestalten, dass D eine Aufgabe nach der anderen abarbeiten kann. Wie? Na, eine nach der Anderen!
Schneller geht es sowieso nicht. Würden wir erlauben, dass D Multitasking betreibt, dauert alles noch viel länger. Die Reihenfolge der drei Projekte richtet sich nach den versprochenen Abgabeterminen oder nach einer festzulegenden (und durchzuhaltenden!) Priorisierung.
Ordne alles andere der Entscheidung, den Engpass bestmöglich auszunutzen, unter
Die anderen Mitarbeiter haben nicht genug zu tun!
Na und? Glücklicherweise haben die anderen Ressourcen Reservekapazität. So können sie den Engpass optimal unterstützen und sich an seinen Takt anpassen. Für Sie aber bedeutet das: Sie dürfen Ihre Ressourcen nicht mehr an lokalen Effizienzen messen.
Mein Projekt kommt nicht voran, weil ich auf D warten muss!
Na und? Es kommt nicht auf das einzelne Projekt an, sondern darauf dass die ganze Projektflotte so schnell wie möglich voran kommt. Es macht keinen Sinn, dass Projektleiter um Ressourcen kämpfen. Für Sie aber bedeutet das: Sie müssen klare Prioritäten für die Projekte setzen, diese Prioritäten durchhalten und durchsetzen.
Wie kann sich das einzelne Projekt der DRUM unterordnen? Indem der Projektleiter einen Puffer vor dem Einsatz des Engpass-Mitarbeiters vorsieht:
Dadurch bewirkt er: Das Projekt ist auf jeden Fall weit genug fortgeschritten, wenn der Engpass-Mitarbeiter anfangen kann, am Projekt zu arbeiten. Sogar dann, wenn der Engpass etwas früher startklar ist.
Erweitere den Engpass
Vorsicht: Zuerst setzen Sie die vorangehenden Schritte um. Und dann werden Sie mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit erkennen: Wir haben massig freie Kapazitäten … auch bei der vermeintlichen Engpass-Ressource. Also: der Engpass ist NICHT in den Projekten. Deshalb: keine Erweiterung der Kapazität erforderlich. Ihren Führungskräften wird das nicht gefallen. Aber wir sprechen später noch darüber, wie Sie die Zustimmung und Mitwirkung aller Beteiligten gewinnen.
Denkanstöße
Wie werden in Ihrem Unternehmen Prioritäten für Projekte gesetzt?
Kämpfen Projektleiter um Ressourcen?
Wer trifft im Konfliktfall die Entscheidung und nach welchen Kriterien?
Welche spürbaren Auswirkungen hat das für Ihr Unternehmen?
Zusammenfassung
Multitasking ist der größte Feind der Produktivität in einer Multiprojekt-Organisation. Drum-Buffer-Rope ist der Mechanismus zur sinnvollen Staffelung der Projekte.
